Van inkoopfactuur tot en met een compleet online inspiratieportaal.

Utilicht brengt de vraag van de klant en de meest uiteenlopende oplossingen voor verlichting bij elkaar. Hiervoor worden experts op het gebied van verlichting, techniek, assemblage en installatie ingezet. Een afdeling waar je misschien niet meteen aan denkt bij verlichting, is de financiële afdeling. Maar financieel manager Jan Pieter en zijn collega’s van de administratie zorgen voor de financiële en administratieve afwikkeling en dát, gaat over alle afdelingen. Van inkoopfactuur, tot en met de verkoop en alle administratieve handelingen die daarbij komen kijken. Daarnaast is Jan Pieter de afgelopen tijd druk geweest met het automatiseren van processen om in te spelen op actuele ontwikkelingen en om klaar te zijn voor de toekomst.

Innovatieve automatisering
Jan Pieter speelt een belangrijke rol bij de innovaties die Utilicht momenteel doorvoert. Jan Pieter: “De laatste jaren hebben we veel tijd en energie gestoken in de automatisering van Utilicht. Functies en taken veranderen door de tijd heen. Op dit moment is er veel aandacht voor automatisering om efficiënter te werken. Dat levert tijd en daarmee uiteindelijk geld op, maar het zorgt ook voor meer klantgerichtheid en een grotere controle over onder anderen het gehele bestelproces.” Inmiddels worden facturen geautomatiseerd ingelezen, de vracht wordt eenvoudiger en sneller gelabeld én er is een online portaal ingericht voor klanten. Dit online portaal dient als inspiratiepunt. Klanten kunnen dankzij het portaal zelf al eens rondkijken door de mogelijkheden van zowel praktische als creatieve invullingen voor verlichting.

Wat je niet ziet…
Automatisering kent niet alleen een voorkant, die zichtbaar is voor klanten, maar er gebeurt ook vooral veel aan de ‘achterkant’. Jan Pieter: “Automatisering zie je meestal niet, maar heeft zóveel effect. Als automatisering goed wordt doorgevoerd, weet je eigenlijk na een maand al niet meer hoe het proces voorheen ingericht was. Het nieuwe proces is dan vanzelfsprekend waardevol.” Voor verdere automatisering maakt Utilicht gebruik van een ERP pakket. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dat is software waarmee Utilicht o.a. de financiën, bedrijfsprocessen, rapportages, productie en HR-activiteiten kan beheren. Door optimaal gebruik te maken van het ERP pakket, en deze slim in te zetten, komt er waardevolle data en dus informatie beschikbaar. Welke producten worden veel verkocht, in welke fase van het proces treedt er vertraging op, wat gaat goed en wat gaat minder goed? Met deze waardevolle data worden op dit moment dashboards ingericht. Hierdoor ontstaan overzicht en nieuwe inzichten. Aan de hand van de verzamelde gegevens kunnen processen steeds versneld en verbeterd worden. Ook wordt een pro-actieve houding en nog meer meedenken met de klant steeds gemakkelijker omdat de data inzicht geeft in de behoefte van de klant.

Volledig digitaal
Het uiteindelijk streven van Utilicht is om volledig digitaal te werken. Dat houdt bijvoorbeeld in: online inspiratie delen, eenvoudiger bestellingen kunnen doen en digitaal offertes goedkeuren. Digitaal werken betekent ook dat het op kantoor printen uit gewoonte wordt tegengegaan. “Dat is niet alleen goed voor de kosten, maar ook voor het steeds meer maatschappelijk verantwoord ondernemen. Zo blijven we voortdurend kritisch kijken naar onze werkwijze en aanpak om deze continu te verbeteren, zowel voor onszelf áls voor de klant.”

Van kerk tot distributiecentrum. Ook in de utiliteitsbouw speelt goede verlichting een belangrijke rol. Ger Schobers, onze lichttechnisch adviseur, vertelt er alles over.

Al sinds 1992 werkt Ger in de verlichtingsbranche. Vanuit zijn elektrotechnische achtergrond heeft hij zich vooral bij Philips kunnen specialiseren in verlichting. Ger: “Ik had altijd al veel affiniteit met en interesse in verlichting, dus ik wilde me graag op dat gebied specialiseren.” In 2010 startte Ger in de buitendienst van Utilicht, maar de laatste jaren laat hij lichtplannen aansluiten bij de wensen van klanten vanuit zijn rol in de binnendienst. “Lichtplannen moeten voldoen aan wensen van de klant, bijvoorbeeld de eigenaar van een pand, maar ook de wensen van de eindgebruiker zijn natuurlijk van belang. Daarnaast moet verlichting voldoen aan allerlei normen en eisen, zoals NEN-normen. Dit leggen we allemaal vast in een lichtplan.”

“Licht is ongrijpbaar maar sfeerbepalend en functioneel van groot belang!”

Verlichtingsvraagstukken in de utiliteitsbouw
Scholen, restaurants of ziekenhuizen vragen om een heel ander soort lichtontwerp. Er moet rekening gehouden worden met eisen, functies van ruimtes en natuurlijk moet het hele plan ook binnen het gestelde budget uitgevoerd kunnen worden. Dit vraagt vaak om creatieve oplossingen. Om die lichttechnische oplossingen goed te kunnen overbrengen richting de klant, besteedt Utilicht veel aandacht aan de visualisatie. Ger vertelt hierover: “Het is belangrijk om de klant vooraf zo duidelijk mogelijk te laten zien wat hij concreet kan verwachten. Welke verlichting is onderdeel van het ontwerp, welke armaturen worden gekozen en welk effect heeft de verlichting op de ruimte?”

Voldoen aan richtlijnen en normen
Lichtinrichting is zowel binnen als buiten van belang. Verlichting moet in de utiliteitsbouw niet alleen functioneel zijn en sfeer brengen, maar ook praktisch zijn en bijdragen aan veiligheid. Zoals goede buitenverlichting bij grote distributiecentra waar bijvoorbeeld ook in de avond en nacht vrachtwagens moeten kunnen manoeuvreren. In binnenruimtes is het verlichtingsniveau afhankelijk van de werkzaamheden in die ruimte. Ger: “Een horlogemaker heeft heel ander licht nodig dan een boer in zijn koeienstal. Met de functionaliteit van ruimtes of omgevingen wordt rekening gehouden in elk ontwerp. Daarnaast moeten lichtplannen voldoen aan NEN-normen. Deze Europese normen specificeren verlichtingseisen voor mensen die werkzaam zijn in binnen- en buitenruimten, die tegemoetkomen aan de behoeften van visueel comfort en visuele prestatie. Het gaat dan met name om verlichtingssterkte, de gelijkmatige verdeling van het licht, verblindingshinder en kleurweergave. Ook kan Utilicht de elektrotechnische installateur ondersteunen bij het leveren van de bewijslast voor BREEAM. Deze certificeringsmethode voor een duurzaam gebouwde omgeving beoordeelt op integrale duurzaamheid. Maar er wordt ook gekeken naar kostenbesparing, een gezonde werkomgeving en toekomstbestendigheid.”

Kennis en ervaring voor de toekomst
Zijn ruime ervaring en elektrotechnische achtergrond zet Ger dus dagelijks in om de meest uiteenlopende aanvragen bij Utilicht tot een succes te maken. Daarnaast deelt hij graag zijn kennis met collega’s: “Mijn passie voor verlichting breng ik graag over op de jongelui. Ik help hen graag om verder te bouwen aan hun eigen ontwikkeling.”

Mooie samenwerking tussen Van Keulen Techniek en Utilicht.

Een jarenlange samenwerking krijgt opnieuw vorm in Eindhoven. De specifieke wens om zwarte armaturen te plaatsen is dankzij de inzet van Utilicht én installateur Van Keulen Techniek succesvol uitgevoerd.

Utilicht en Frank Broeren zijn geen onbekenden van elkaar. Ruud de Vet werkte namens Utilicht al vele jaren samen met Frank Broeren toen Frank in 2016 samen met zijn compagnon het technische installatiebedrijf Van Keulen Techniek opstartte. Van Keulen Techniek is gespecialiseerd in het vertalen van plannen op papier naar de praktijk. De expertise van Utilicht op het gebied van verlichting wordt regelmatig ingezet voor de meest uiteenlopende projecten.

Volledige renovatie met compleet nieuw lichtplan
Toen in 2021 de vraag bij Van Keulen Techniek kwam of zij een kantoorpand in Eindhoven volledig wilden renoveren, werd ook Utilicht al snel ingeschakeld. Frank Broeren: “Het betreffende kantoorpand stond leeg. De eigenaar nam contact op omdat er ‘wat moest gebeuren op het gebied van elektra en verlichting’. Bij renovaties weet je nooit wat je tegenkomt.” Dat gold ook voor dit grootschalige project waarvoor tussen oktober en december dagelijks maar liefst acht medewerkers van Van Keulen Techniek aan het werk waren. Frank Broeren: “Alles moest vernieuwd worden. Ook had de nieuwe huurder de specifieke wens dat alle armaturen zwart zouden zijn. Dus ook alle oude verlichting moest eruit en vervangen worden.” Utilicht ging na de aanvraag aan de slag met een lichtplan dat aansloot bij de wensen van de huurder. Vooral de sfeer en de zwarte armaturen waren van groot belang voor het goedkeuren van het uiteindelijke lichtplan. Ook moest er rekening gehouden worden met voldoende en goede verlichting op de werkplekken. Na akkoord op het plan en de prijs, kon Van Keulen Techniek starten met het installeren van de verlichting.

“We zijn erg trots op dit werk. Zowel de klant als de eindgebruiker zijn super tevreden. We hebben heel snel kunnen werken en een hoge kwaliteit kunnen leveren. Natuurlijk zijn we erg blij met partners zoals Utilicht die dezelfde service én kwaliteit nastreven.”   

Het jaar 2021 kende voor Utilicht diverse hoogtepunten en succesmomenten. Daarnaast waren er ook zeker de nodige uitdagingen, waarvan de brand in het bedrijfspand de meeste indruk maakte. Ruud de Vet (Manager Sales & Operations) werkt al meer dan 20 jaar bij Utilicht en vertelt over het afgelopen jaar.

“Een jaar met ups & downs, duidelijker dan in andere jaren”, dat is hoe Ruud het afgelopen jaar samenvat. “We hebben veel mooie dingen meegemaakt. Samen met klanten hebben we projecten opgeleverd waar we trots op zijn. Ook het gloednieuwe Summa Systems werd begin 2021 voor het eerst geïntroduceerd bij klanten en vervolgens via pilotprojecten uitgerold. Maar natuurlijk hebben we ook wéér een jaar te maken met corona en de beperkingen die deze crisis met zich meebrengt. En in juli de brand… Dát heeft veel indruk gemaakt en de nodige uitdagingen opgeleverd. Dit vroeg om het nodige aanpassingsvermogen. Datzelfde aanpassingsvermogen bleek noodzakelijk toen we in 2021 ook nog te maken kregen met leveringsproblemen. Al met al was het dus een jaar met de nodige uitdagingen én hoogtepunten. We kijken met trots terug op hoe Utilicht het afgelopen jaar weer verder is ontwikkeld.” 

De effecten van de coronacrisis
Utilicht is een bedrijf dat dicht bij de klant staat, een persoonlijke aanpak is daarbij essentieel. Fysiek aanwezig zijn speelt een belangrijke rol in deze aanpak, maar vanwege de coronapandemie is dat in veel gevallen niet mogelijk. Ruud: “Het liefst zijn we fysiek aanwezig bij de klant. Dat kon natuurlijk niet altijd omdat we ieders veiligheid en gezondheid het állerbelangrijkste vinden.” 
Utilicht heeft snel kunnen acteren ten tijde van de coronapandemie uitbraak. De in 2020 gerealiseerde automatiseringsslag heeft ervoor gezorgd dat alle medewerkers nét voor de eerste lockdown in 2020 flexibel en op afstand konden werken. Er was op het juiste moment geïnvesteerd in de systemen en het werken in de cloud. “Er is veel thuisgewerkt. Dat gaat hartstikke goed. Toch mis je de chemie met collega’s en het nauwe contact met klanten. Uiteindelijk vind je samen wel een andere manier om contact te onderhouden. Maar de persoonlijke benadering zit écht in het DNA van ons bedrijf.” 

Waar rook is, is vuur…
In juli moest Utilicht het zwaarste dieptepunt doorstaan, de brand in het bedrijfspand. Ruud vertelt over deze letterlijk zwarte dag: “Het was enorm schrikken toen we de zwarte rook uit ons pand zagen komen. We voelden ons machteloos. Projecten stonden klaar. Hoe moest het met de klanten?” Maar er werd ongelofelijk snel geschakeld. De betrokkenheid van collega’s was ongekend, hulp kwam van verschillende kanten. Gevraagde hulp én onverwachtse ongevraagde hulp. “We zijn geholpen door klanten, leveranciers, relaties en de gemeente. Die saamhorigheid was hartverwarmend. We hebben samen de schouders eronder gezet en oplossingen gezocht. Een nieuw tijdelijk kantoor was snel gevonden en binnen anderhalve week na de brand hadden we een nieuwe assemblagelijn ingericht.” 

Afspraak is afspraak
Vanwege de brand werd de flexibiliteit en doortastendheid van Utilicht succesvol ingezet. Een andere uitdaging vraagt in de laatste maanden van het jaar wederom om aanpassingsvermogen. De wereldwijde problemen met de levering van grondstoffen zorgen ervoor dat bepaalde componenten slecht leverbaar zijn. Ruud: “Het is een lastige situatie maar de meeste klanten hebben hier gelukkig begrip voor. We proberen er ook alles aan te doen om toch volgens afspraak te leveren. We zoeken andere kanalen en andere leveranciers. Dat is natuurlijk meer werk en niet altijd mogelijk, maar in de meeste gevallen lukt dat.” 

2021, een bewogen jaar, zoals ze dat noemen. Maar de persoonlijke en betrokken aanpak die Utilicht kenmerkt blijft ook in uitdagende situaties niet onopgemerkt. Succes maken en vieren de mensen van Utilicht samen met klanten én relaties. 

Sfeervolle verlichting voor gloednieuw kantoorpand agrarische leverancier.
Op een nieuwe locatie werd het gloednieuwe bedrijfspand inclusief magazijn van Sleegers Farm Equipment gebouwd. Natuurlijk hoort bij nieuwbouw ook een goed lichtplan. Berry Jacobs van Sleegers Farm Equipment: “Al in een vroeg stadium hebben we Utilicht betrokken bij de nieuwbouw. Licht is een vak apart. De expertise van Utilicht was voor ons heel waardevol en het eindresultaat is verbluffend.”

Het hele pand moest worden voorzien van uitgekiende verlichting, zowel praktisch als sfeervol. Elke ruimte is apart bekeken. Welk doel heeft de ruimte? Hoeveel daglicht is er? Welke verlichting heeft deze ruimte nodig? Hoe kan verlichting bijdragen aan een prettige sfeer? Berry beaamt dat de verlichting sfeerbepalend is: “Goed licht kan de sfeer van een ruimte maken. Maar dat betekent ook dat verkeerde verlichting een ruimte niet tot zijn recht laat komen.”
Het idee om verlichting te maken van drinktorens voor kippen, werd met veel enthousiasme uitgevoerd door Utilicht. “Dit soort verrassend maatwerk zet de puntjes op de i van de verlichting.” De drinktoren-lampen zijn nu echte eyecatchers boven de balie.

Ook de buitenverlichting werd aangepakt door Utilicht. Berry: “We wilden graag dat de houten pilaren buiten mooi zouden worden uitgelicht. Utilicht gaf advies over het ontwerp en de mogelijkheden. En nu sluit ook de buitenverlichting aan bij ons nieuwe pand en de uitstraling die we voor ogen hadden.”

Over de samenwerking met Utilicht is Berry heel enthousiast: “Eigenlijk vond ik het jammer dat de nieuwbouw klaar was. Het was fantastisch om te doen. Ik heb heel prettig samengewerkt met Utilicht en het was ook gewoon leuk om de plannen en uitvoering met elkaar te delen. De persoonlijke samenwerking met voornamelijk Ruud heb ik tijdens het proces heel erg gewaardeerd. Er is goed meegedacht en vaak op een verrassende manier geadviseerd. Ook de uitvoering is zonder problemen én volledig volgens planning verlopen.”

“Als we de verlichting zelf hadden geregeld, dan had ons pand puur functionele verlichting gekregen. Dankzij de expertise en creativiteit van Utilicht genieten we nu van functionele verlichting die sfeervol én stijlvol is. En dat alles binnen budget.”

Met pensioen: we nemen afscheid van Peter en Jac.

Na 9 en 21 jaar bij Utilicht te hebben gewerkt, gaan Peter en Jac met pensioen. Ze kijken ernaar uit om meer tijd vrij te kunnen maken voor familie, vrienden en hobby’s. Tegelijkertijd gaan ze het werk én de collega’s zeker missen. Een belangrijke verandering staat hen beiden te wachten.

Hoe kijk je terug op je tijd bij Utilicht?
Als voorman assemblage hield Peter zich vooral bezig met inkoop en de inrichting van de assemblage afdeling. Hij is vooral trots op de groei die de afdeling heeft doorgemaakt en zijn rol daarin: “Inmiddels werken we met 10 collega’s op de assemblage. De groei en doorontwikkeling van de afdeling heb ik in de afgelopen 9 jaar mede mogelijk mogen maken.”
Jac heeft maar liefst 21 jaar voor Utilicht gewerkt en toch was voor hem geen dag hetzelfde: “Ik ben op de verkoopafdeling gestart, maar al snel gewisseld naar de inkoopafdeling. De contacten met toeleveranciers en internationale omstandigheden hebben voortdurend een groot aanpassingsvermogen gevraagd. De meest recente uitdaging was het leveringsprobleem met grondstoffen en halffabricaten vanwege de coronapandemie waardoor de productie werd stilgelegd. Met veel plezier en voldoening hebben we uitdagingen steeds tot een goed resultaat weten te brengen. Daar kijk ik heel tevreden op terug.”

Wat ga je doen na je pensioen?
Peter verblijft de eerste maanden van zijn pensioen in Oostenrijk, alhoewel hij ook meer tijd wil besteden aan zijn vrijwilligerswerk bij de hockeyclub. Jac gaat meer uren besteden aan zijn grote hobby: miniatuur vrachtwagens bouwen. Maar Jac zal ook tijd vrij moeten maken voor zijn vier kleinkinderen die natuurlijk opa’s aandacht vragen.

Wat ga je missen?
Stoppen met werken na al die jaren zal hen beide niet direct heel gemakkelijk afgaan. Vooral het fijne dagelijkse contact met collega’s gaat gemist worden. En een nieuw ritme moet vorm krijgen. Maar met de plannen voor de eerste periode zit het dankzij hobby’s en familie zeker goed. Jac: “Ik heb gekozen voor een ‘harde exit’, nu werk ik nog fulltime en ik vind dat ritme wel prettig. Op 19 november is mijn allerlaatste werkdag. Aan het einde van het jaar stopt mijn vrouw ook met werken. Dan kunnen we samen genieten van ons pensioen.”

Wat vind je belangrijk in de laatste periode bij Utilicht?
Over de opvolging van hun taken en werkzaamheden zeggen zowel Peter als Jac dat het voor hen heel belangrijk is dat ze op een zo goed mogelijke manier overdragen. Peter: “Ik vind het erg fijn dat er in mei al een opvolger is gestart. We hebben nog maanden kunnen samenwerken en ik heb er alle vertrouwen in dat het goedkomt. Daardoor kan ik met een gerust hart van mijn pensioen gaan genieten.”

Utilicht bedankt Peter en Jac voor de jarenlange trouwe dienst en betrokkenheid.
“Geniet van jullie welverdiende pensioen!”

Hoe de brand bij Utilicht zorgde voor een ultieme vorm van teamwork.

Utilicht staat nooit stil, zelfs niet wanneer een totaal onverwachte situatie zich voordoet. Op woensdag 14 juli werd Jelte Dirix (verantwoordelijk voor de assemblage/logistiek afdeling) al vroeg in de ochtend gebeld. Hij kreeg het onwerkelijke bericht dat er brand was in het pand van Utilicht. Binnen no time was hij, net als enkele andere collega’s op locatie. Jelte: “Ergens in het magazijn brandde het, maar het was zo heet dat de brandweer niet naar binnen kon. Om het vuur onder controle te krijgen hield de brandweer het pand zoveel mogelijk gesloten zodat er geen zuurstof bij de brand kon.” Pas na enkele uren was het mogelijk voor de brandweer om het pand te betreden en gericht te blussen.
In die uren zaten Jelte en directeur Robert niet stil. Een noodplan werd bedacht: “We moesten zo snel mogelijk een nieuw pand vinden zodat we onze assemblage en logistiek weer konden opstarten.” Die middag werd al een mogelijk nieuw pand bezocht, terwijl het sein brand meester nog niet eens gegeven was. Één dag na de brand, op donderdag, werd het pand gevonden dat geschikt is voor tijdelijke huisvesting van Utilicht. Allereerst om zo snel mogelijk de productie weer op te kunnen starten, daarna zouden de afdelingen in- en verkoop zich bij de andere collega’s voegen.

“Toen we de eerste keer naar binnen gingen nadat de brand geblust was, zakte de moed ons in de schoenen. Alles was verwoest; ons hele magazijn, onze assemblage afdeling én onze complete voorraad.” Ondanks de shock en het drama dat zich had voorgedaan werd er hard gewerkt om Utilicht weer te laten functioneren zoals klanten gewend zijn.

“Op woensdag was de brand, de maandag daarna stonden de Assemblage en Logistieke afdeling te popelen om het tijdelijke pand gebruiksklaar te maken. Ook ondernemers uit de omgeving waren zeer betrokken en steunden ons waar ze konden. Die saamhorigheid onder collega’s en ondernemers was heel bijzonder om mee te maken. We hadden samen maar één doel voor ogen: zo snel mogelijk ons werk weer oppakken.”
Precies één week na de brand werden de eerste bestellingen alweer de deur uitgedaan. Inmiddels is het tijdelijke pand helemaal ingericht en is Utilicht weer bereikbaar op één adres.