Van inkoopfactuur tot en met een compleet online inspiratieportaal.
Utilicht brengt de vraag van de klant en de meest uiteenlopende oplossingen voor verlichting bij elkaar. Hiervoor worden experts op het gebied van verlichting, techniek, assemblage en installatie ingezet. Een afdeling waar je misschien niet meteen aan denkt bij verlichting, is de financiële afdeling. Maar financieel manager Jan Pieter en zijn collega’s van de administratie zorgen voor de financiële en administratieve afwikkeling en dát, gaat over alle afdelingen. Van inkoopfactuur, tot en met de verkoop en alle administratieve handelingen die daarbij komen kijken. Daarnaast is Jan Pieter de afgelopen tijd druk geweest met het automatiseren van processen om in te spelen op actuele ontwikkelingen en om klaar te zijn voor de toekomst.
Innovatieve automatisering
Jan Pieter speelt een belangrijke rol bij de innovaties die Utilicht momenteel doorvoert. Jan Pieter: “De laatste jaren hebben we veel tijd en energie gestoken in de automatisering van Utilicht. Functies en taken veranderen door de tijd heen. Op dit moment is er veel aandacht voor automatisering om efficiënter te werken. Dat levert tijd en daarmee uiteindelijk geld op, maar het zorgt ook voor meer klantgerichtheid en een grotere controle over onder anderen het gehele bestelproces.” Inmiddels worden facturen geautomatiseerd ingelezen, de vracht wordt eenvoudiger en sneller gelabeld én er is een online portaal ingericht voor klanten. Dit online portaal dient als inspiratiepunt. Klanten kunnen dankzij het portaal zelf al eens rondkijken door de mogelijkheden van zowel praktische als creatieve invullingen voor verlichting.
Wat je niet ziet…
Automatisering kent niet alleen een voorkant, die zichtbaar is voor klanten, maar er gebeurt ook vooral veel aan de ‘achterkant’. Jan Pieter: “Automatisering zie je meestal niet, maar heeft zóveel effect. Als automatisering goed wordt doorgevoerd, weet je eigenlijk na een maand al niet meer hoe het proces voorheen ingericht was. Het nieuwe proces is dan vanzelfsprekend waardevol.” Voor verdere automatisering maakt Utilicht gebruik van een ERP pakket. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dat is software waarmee Utilicht o.a. de financiën, bedrijfsprocessen, rapportages, productie en HR-activiteiten kan beheren. Door optimaal gebruik te maken van het ERP pakket, en deze slim in te zetten, komt er waardevolle data en dus informatie beschikbaar. Welke producten worden veel verkocht, in welke fase van het proces treedt er vertraging op, wat gaat goed en wat gaat minder goed? Met deze waardevolle data worden op dit moment dashboards ingericht. Hierdoor ontstaan overzicht en nieuwe inzichten. Aan de hand van de verzamelde gegevens kunnen processen steeds versneld en verbeterd worden. Ook wordt een pro-actieve houding en nog meer meedenken met de klant steeds gemakkelijker omdat de data inzicht geeft in de behoefte van de klant.
Volledig digitaal
Het uiteindelijk streven van Utilicht is om volledig digitaal te werken. Dat houdt bijvoorbeeld in: online inspiratie delen, eenvoudiger bestellingen kunnen doen en digitaal offertes goedkeuren. Digitaal werken betekent ook dat het op kantoor printen uit gewoonte wordt tegengegaan. “Dat is niet alleen goed voor de kosten, maar ook voor het steeds meer maatschappelijk verantwoord ondernemen. Zo blijven we voortdurend kritisch kijken naar onze werkwijze en aanpak om deze continu te verbeteren, zowel voor onszelf áls voor de klant.”